Si eres una persona muy visual, existe una herramienta que te puede ayudar a la vez a planificar, a trabajar en bloques de tiempo (Time Blocking) y a trackear tu trabajo a posteriori, de forma sencilla y muy visual.
Se trata del Chronodex, que yo utilizo todos los días y que he incorporado a mi planificador – tras unas pequeñas modificaciones para ajustarlo a mis necesidades.
Vamos a ver de qué se trata, pero primero déjame contar brevemente qué es el Time Blocking y por qué es una metodología de trabajo recomendable para creativos.
¿Qué es el Time Blocking?
En el trabajo hay ocasiones en que es fácil perder el tiempo con tareas innecesarias y acabar el día abrumado y con la sensación de no haber avanzado nada.
Trabajar con el método del Time Blocking quiere decir fijar un tiempo preestablecido para dedicar a una única tarea.
Esto te permite bloquear tu tiempo, enfocar tu mente y construir un espacio protegido, dedicado a un sólo fin específico y determinado con antelación.
Uno de los objetivos del Time Blocking es evitar el multitasking, que es una estrategia totalmente ineficiente.
Para asignar bloques de tiempo también puedes utilizar Google Calendar. Es recomendable que lo hagas, así sabrás de un vistazo y desde cualquier lugar lo que tienes programado y cuando tienes huecos libres: el calendario siempre está a tu alcance en tu móvil.
Una ventaja de Google Calendar es que te permite apuntar tus citas sin necesidad de usar una agenda, y recibir notificaciones al móvil o por correo si así lo deseas.
Sin embargo, Google Calendar no es suficiente, por lo menos para mí.
Una de las desventajas es que no tienes delante de tus ojos esa planificación, y es entonces fácil no hacerle caso.
Es por eso que es recomendable usar papel y boli y planificar manualmente.
Anotar nuestras tareas en digital no nos ayuda a recordarlas.
Escribir las cosas en papel asegura suficiente tiempo de procesamiento en tu cerebro para recordarlas de forma más eficiente. Es por eso que los planificadores de papel siguen siendo muy populares.
Existen varias herramientas para hacer time blocking de forma visual. Y todas suelen tener como referencia visual la apariencia familiar de un reloj analógico.
Vamos a ver de qué se trata.
El Chronodex
Una de las primeras herramientas visuales para trabajar en bloques de tiempo es el Chronodex, que nació en 2011 de la mente de Patrick Ng.
Como dice él mismo, “si puedes mirar un reloj para controlar tu tiempo, puedes usar el Chronodex para mantener el control”.
Como puedes ver, se trata de una herramienta que no es lineal sino radial.
La estructura radial aprovecha mejor el espacio de la página, y suele funcionar bien para personas que piensan de forma espacial y creativa. La visualización del tiempo de un Chronodex en relación a tus tareas es mucho más natural que la que te proporciona una agenda.
La mayoría de los planificadores y agendas tienen cuadrículas rígidas y una línea de tiempo que limitan el espacio disponible para poder escribir notas relacionadas con el horario y la planificación. Nunca me he encontrado a gusto con ese sistema, por las siguientes razones:
- ocupa demasiado espacio que podría ser aprovechado de otra forma (yo termino por cubrirlo con anotaciones o dibujitos)
- no ofrece ninguna referencia visual
- limita tus posibilidades.
El Chronodex te libera de esas restricciones:
- ganas espacio
- es muy visual
- es posible personalizarlo y usarlo de muchas formas diferentes
¿Cómo funciona el Chronodex?
El círculo representa un reloj, y cada cuña es una hora. Cada cuña contiene además unas marcas que te permiten llegar a fracciones de 15 minutos.
El Chronodex estándar de la imagen está enfocado principalmente a la franja horaria de 9 de la mañana a 9 de la noche. Las horas desde medianoche a las 9 de la mañana están en el interior del círculo y las horas desde las 21 a medianoche aparecen desdibujadas en el exterior.
La idea principal es sencilla: anotas cada bloque de trabajo y asignas a cada uno un color diferente según las actividades que ocupan cada sección de tiempo. Colorear tus tareas te permitirá una buena visualización de tu día.
Puedes usar tu Chronodex para planificar tu tiempo con antelación, o marcar los bloques en tiempo real para utilizarlo como un registro de lo que vas haciendo.
También puedes combinar los dos enfoques anteriores y usarlo para las dos cosas a la vez: apuntas en un círculo tu planificación previa, y en otro lo que has estado haciendo. Así tendrás constancia de los posibles desajustes entre planificación y acción.
Si usas siempre los mismos colores para las mismas actividades te será muy fácil echar la vista atrás: ojear los Chronodex de las semanas anteriores será suficiente para saber en un vistazo qué días estuviste trabajando en una tarea específica y durante cuánto tiempo.
Si eres consistente en el uso de colores además, puedes evitar añadir el detalle de cada actividad ya que cada color te dirá al instante qué has estado haciendo en cada momento.
Desventaja del Chronodex original
El problema del Chronodex original es que visualmente es un poco confuso y no especialmente bonito. Las cuñas del Chronodex tradicional tienen diferentes tamaños para facilitar su diferenciación, pero a mi parecer de esa forma el gráfico queda un poco confuso.
Esta impresión no es sólo mía: es por eso que han salido diferentes propuestas alternativas.
También existe un grupo en Flickr y en Facebook dedicados al Chronodex y sus personalizaciones y hasta puedes encontrar el Chronodex como washi tape en Etsy.
Spinoffs del Chronodex
En 2012 la artista Kate Smith publicó una personalización del Chronodex que lo hacía más sencillo y atractivo.
En los mismos años en que nacía el Chronodex, surgió también algo similar aunque más sencillo: la lista de tareas con forma de reloj (Clock-Style To-Do Management List)
Del Chronodex al Spiraldex
En 2013 un profesor australiano – eneatipo 5 como yo – después de haber probado el Chronodex lo modificó hasta llegar al Spiraldex, que utiliza una forma a espiral para hacer la visualización más sencilla y para cubrir una franja horaria más amplia y cubrir las 24 horas.
El Spiraldex consigue simplificar el Chronodex, y es fácil de entender y utilizar:
Cómo se usa el Spiraldex (vídeo):
Yo no utilizo el Spiraldex porque prefiero mantener una apariencia visual ligada al reloj y una estructura circular que me recuerda que nuestros ritmos vitales son circulares (ritmos circadianos), no son una progresión linear.
Chronodex vs Spiraldex (vídeo):
El Hyperdex
El Hyperdex es una ulterior evolución del Chronodex, y también permite cubrir las 24 horas.
Puede ser útil si tu jornada laboral se extiende más de 12 horas, pero al mismo tiempo puede ser más confuso: estamos acostumbrados a que el círculo de un reloj represente 12 horas.
Como puedes apreciar en los siguientes vídeos, es posible llegar a utilizarse de forma un tanto compleja – quizá demasiado.
La ideadora del Hyperdex es la filipina Maryanne Moll.
Mi versión del Chronodex/Hyperdex
Como he comentado, para organizar mi día a día utilizo un Chronodex. Me gustó la versión de Kate Smith, así que mi versión es bastante parecida a la suya.
Hay un espacio central en blanco para añadir la fecha y el día, y también he dejado en blanco los círculos pequeños (12 grandes y 12 más pequeños en gris) creados para apuntar las horas: de esta forma es posible decidir libremente en qué hora empieza tu día, y a partir de allí tienes una ventana de horas a tu disposición: 12 o 24 dependiendo si sólo usas los círculos principales o también los grises.
Chronodex: cómo se utiliza.
Una vez aprendidos los principios básicos, lo podrás adaptar a tu forma de ser y tus necesidades. Como vas a ver, no existe una única forma de utilizarlo y se presta a infinitas personalizaciones.
Primero, tendrás que decidir si quieres registrar sólo lo relacionado con tu trabajo, o quieres ir más allá y apuntar todo lo que tengas que hacer a lo largo del día. También puedes usarlo por ejemplo para contabilizar las horas de sueño.
¿12 horas o 24?
También tendrás que decidir el arco de tiempo del que quieres hacer seguimiento.
Si lo utilizas para cubrir las 12 horas, cada marca del chronodex representará 15 minutos, si lo utiliza para las 24 horas, cada marca representará 30 minutos.
Yo generalmente prefiero quedarme con 12 horas para no complicarme la vida y para enfocar mi seguimiento al tiempo dedicado a mis proyectos personales, más que a mi vida en general.
Las horas no están marcadas, así que puedes empezar la hora que quieres y cubrir el arco de tiempo que necesites. También puedes marcar un tiempo no lineal: por ejemplo, saltar las horas dedicadas a tu trabajo principal si lo que quieres es utilizar el chronodex exclusivamente para tu proyecto personal, o no dejar constancia del tiempo ocupado por las comidas.
Los círculos concéntricos crean 3 espacios separados que te permiten mantener el seguimiento aunque tengas tareas que se solapan.
Además, esos círculos permiten extender las funcionalidades del Chronodex.
Puedes por ejemplo utilizar el círculo exterior para el contexto (casa – oficina – coche), el círculo del medio para la tarea y el interior para apuntar con quién estás (solo – compañeros de trabajo – familia). O reservar cada círculo para cada una de las 3 tipología de actividades en la que puedes asignar tu tiempo: trabajo, personal (social, familiar,…) y ejercicio.
O reservar un círculo para marcar las veces que tomes agua, que te tomes un descanso, para apuntar los ratos dedicados a la meditación, las horas de sueño… Las posibilidades sólo están limitadas por tu imaginación.
O también, puedes asignar cada círculo a un miembro de tu familia o tu equipo, y hacer un seguimiento de horario y actividades de cada uno en el mismo Chronodex.
El círculo más estrecho en el centro puedes usarlo como un círculo más, o dedicarlo por ejemplo para tus citas, para marcar las interrupciones o citas y tareas urgentes
Puedes modificar la forma de usar el Chronodex para que se ajuste a tus necesidades.
También puedes usar el Chronodex sin tener en cuenta los círculos concéntricos, como si el círculo a rellenar fuese solo 1. Cada color indicará la tarea en la que has estado ocupado en cada bloque de tiempo. Es la forma más sencilla, y la que utilizo yo la mayor parte del tiempo (cuanto más sencillo, más fácil)
Si te fijas, el resultado de un Chronodex se parece a esta infografía con las rutinas de famosos creativos:
Chronodex para la ultraproductividad
¿Quieres una semana a tope y necesitas terminar algo sí o sí?
Puedes hacer lo siguiente: apuntas lo que quieres conseguir – si estás usando mi planificador, puedes hacerlo en el apartado «Acciones y tareas diarias mensuales» (páginas 12-14) – luego te vas al Chronodex de cada día y lo rellenas de antemano.
Una vez que tengas todos los Chronodex «preprogramados», lo único que tendrás que hacer cada día es seguir la programación: los bloques de tiempo ya estarán definidos y organizados, así que no gastarás fuerza de voluntad.
A veces, si no programas al detalle tu tiempo con antelación, vas a desperdiciar mucho más tu tiempo.
Eso mismo le pasó a un diseñador de la talla de Stefan Stegmeister en su primer año sabático, como cuenta a partir del minuto 8’22» de este vídeo:
Planificación y revisión diaria
El Chronodex te puede ayudar a establecer una planificación y un control sobre tu actividad diaria y a establecer y mantener una rutina de trabajo.
Todo creativo o emprendedor efectivo en la historia ha tenido una rutina.
Por eso, merece la pena trabajar usando la técnica del Time Blocking y el Chronodex te puede ayudar en planificarla y llevarla a cabo.
Ventajas del Chronodex para la planificación diaria
Las ventajas del Time Blocking para tu planificación diaria son:
- creas una rutina: muchas personas de alto rendimiento a lo largo de la historia reconocieron que para que fueran creativas, necesitaban estandarizar los otros aspectos de su vida. Un clásico ejemplo es Steve Jobs, que vestía siempre igual para poderse dedicar sólo a lo importante. Recurrir a la fuerza de voluntad para tomar decisiones innecesarias drena nuestro autocontrol para decisiones posteriores.
- progresas de forma consistente: al tener tu día programado para avanzar en las prioridades preestablecidas, sabes que te estás moviendo constantemente hacia tus metas
- tienes una sensación de control sobre tu día: cada día harás un paso adelante hacia las metas que has establecido, y no estarás siempre apagando fuegos.
Chronodex: algunos comentarios de los que lo están utilizando
Lo bueno del Chronodex es que no hay curva de aprendizaje: no requiere ningún esfuerzo, lo puedes empezar a usar desde el minuto cero, y tendrás un registro visual de cómo utilizas tu tiempo.
Kellbot:»Una vez que empecé a rendir cuenta de mi tiempo, comencé a sentirme mejor conmigo misma porque estaba tomando consciencia de las cosas que había logrado en un solo día. Considerar mi tiempo en bloques de 15 minutos me ha ayudado a concentrarme en la tarea que tengo por delante. Ahora me resulta mucho más fácil evitar saltar de un trabajo a otro por qué puedo visualizar que estoy en un bloque de trabajo o en un bloque dedicado a temas personales. Cuando me tomo un descanso, me tomo un descanso real de 15 o 30 minutos en lugar de engullir comida mientras sigo sentada frente a mi teclado. Mi recompensa por ser productiva es que después puedo colorear ese bloque de tiempo en mi Chronodex»
Patrick Ng: «Es siempre positivo terminar una semana repasando cómo has pasado tu tiempo»
Fay Lynn: «A un cierto punto descubrí el Chronodex, el Hyperdex y el Spiraldex, 3 herramientas para controlar el tiempo de forma visual. Haces un seguimiento de tus actividades diarias delimitando secciones de tiempo con diferentes colores. Esto te dice qué has estado haciendo a lo largo del día. ¿Ser más productivo coloreando? ¡Me apunto!
Ahora a medida que va avanzando el día y voy rellenando mi Chronodex, tengo la sensación de tener mi tiempo bajo control»
Benny Gesserit:
«Se ajusta perfectamente a la forma en que funciona mi mente.
Durante la semana puedo vincular visualmente mis tareas, desde una reunión del lunes hasta algo que ocurre el miércoles. Los colores pueden utilizarse para clasificar el tiempo, por ejemplo para distinguir entre proyectos facturables o no facturables.Uso Google Calendar para las citas, pero uso siempre el Chronodex para registrar lo que he hecho a lo largo del día».
Michael Jecks: «Acabo de empezar con el Chronodex, pero ya lo encuentro mucho más intuitivo y útil que otros planificadores. De hecho, el sistema también funciona para mí como planificador anual»
Kirsten: «Me tropecé con el Chronodex por accidente. Al principio pensé: «¿¿Qué es esto?? Luego me enamoré. Es un sistema realmente ingenioso y hermoso que me ha absorbido completamente con su simplicidad»
Personalmente, utilizar el Chronodex todos los días me ha dado resultados excelentes y es por eso que es ahora un elemento muy importante dentro de mi propio planificador.
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