Muchas personas se niegan a planificar sus metas por pereza, sin embargo a otras les encanta.
Si no planificas, corres el riesgo de perder el tiempo y procrastinar, pero planificar también puede ser un agujero de productividad – los procrastinadores amamos planificar.
¿Cuál es la solución entonces?
“Los planes son inútiles, pero la planificación es imprescindible”
– Dwight Eisenhower
Planificar está bien y es imprescindible, sin embargo te proporciona una sensación de control y de avance que puede ser engañosa.
En mi opinión y experiencia, planificar es imprescindible, pero sería un error buscar una planificación 100% exacta y planificar demasiado en detalle – la vida siempre se encarga de trastocar los planes que hagamos…
Una clave para ser más productivo es llevar una planificación semanal y diaria de tus proyectos.
Planificar es tener claro tu objetivo y luego dividirlo en pequeñas acciones y tareas realizables en un tiempo definido de antemano.
Mi propio planificador (de papel, ya que papel y bolígrafo son lo que funciona mejor para esto) incluye un espacio para desglosar esas acciones y tareas.
Puede ser útil marcar luego en tu calendario digital (Google Calendar, iCalendar,…) los bloques de tiempo que dedicarás a las diferentes tareas. No hace falta especificar al detalle qué harás en cada bloque, ya que eso lo tendrás ya apuntado sobre papel, siempre a la vista.
Revisión y planificación semanal
El objetivo de la planificación y revisión diaria, semanal, mensual y trimestral es el mismo: navegar con un rumbo concreto y corregir la ruta si es necesario.
Planificar a 1 año vista es demasiado tiempo y planificar semanalmente o diariamente es insuficiente. Si quieres saber por qué es importante la planificación trimestral, lee este post.
En la estructura que utilizo yo para mi planificación, el esquema es parecido tanto para el día como para el mes y el trimestre. La principal diferencia es que mi planificación diaria se estructura alrededor del Chronodex y mi planificación semanal alrededor de la matriz de Eisenhower, que me ayuda a priorizar las tareas.
Cada semana lo recomendable es lo siguiente:
- revisar lo realizado en la semana anterior
- revisar las metas a largo plazo
- y revisar el plan de acción a 90 días para mantener la coherencia entre corto y largo plazo y decidir los objetivos para la semana siguiente.
Una de las ventajas principales de la revisión y planificación semanal es que te permite saber qué necesitas hacer cada semana y concentrar toda tu energía en la ejecución, sin perder tiempo en preguntarte qué tienes que hacer.
La revisión y planificación de cada semana eliminan la indecisión.
Y la indecisión es una de las raíces de la procrastinación.
¿Cómo se pone en práctica lo que acabo de contar?
Lo mejor es ponerlo negro sobre blanco en papel, para poder tenerlo siempre a la vista.
Crear sobre papel un esquema con todo lo que tienes que tener en cuenta para planificar correctamente lleva tiempo y fuerza de voluntad, con lo cual la mejor forma de hacerlo es utilizar una estructura preparada de antemano, para evitar perder tiempo y no tener que gastar energía y fuerza de voluntad.
Elaborar una estructura para poner en pie el sistema que te acabo de contar lleva tiempo: a mí me ha costado meses de trabajo, sin calcular el tiempo y dinero invertidos en cursos de productividad.
He invertido tiempo para poderlo ahorrar después.
«Dame 6 horas para cortar un árbol y pasaré las primeras 4 afilando el hacha»
– Abraham Lincoln
Gracias a eso, he creado mi propio planificador de papel. Si quieres, también lo puedes utilizar, así no tendrás que perder tiempo y podrás simplemente rellenar las páginas del planificador una detrás de otra. Estarás listo/a para pasar a la acción en poco tiempo y sin gastar fuerza de voluntad.
Revisión y planificación diaria
El día es el momento más importante, dónde planificación y ejecución casi se solapan: si controlas todos los días de tu vida, controlas tu vida.
Cómo hacer tu planificación diaria
La planificación del día de trabajo debería empezar la noche anterior. Es esencial planificar con antelación lo que quieres hacer: de lo contrario, en lugar de ser proactivo, simplemente serás reactivo, dejándote llevar por mil tareas diferentes, a menudo menos importantes de lo que deberías estar haciendo.
Es preferible hacer planes la noche anterior o – mejor todavía – al finalizar tu sesión diaria de trabajo: todavía tendrás en la cabeza todo el trabajo del día que acaba de terminar y podrás tomar mejores decisiones sobre cómo seguir adelante de manera más rápida y eficiente.
Sin embargo, si intentas hacer planes la misma mañana, corres el riesgo que tu agenda la acaben por marcar otros, sobre todo si empiezas el día abriendo el correo o entrando en Facebook, Whatsapp o Instagram.
Lo ideal sería que cada día tuvieras 1 único objetivo, una única tarea concreta para empezar y terminar en el mismo día.
¿Por qué un solo objetivo?
Basicamente, por dos razones:
- un objetivo es más que suficiente. No hay que ser demasiado ambiciosos. Todos tenemos la tendencia a creer que en un mismo día podremos cumplir más de los que realmente somos capaces de hacer.
- Compara estos dos casos:
- te marcas 1 único objetivo para el día. Al final del día, lo consigues. Resultado: te quedas a gusto, y puedes dar el día por concluido con un buen chute de endorfinas como recompensa.
- además del objetivo anterior, te has puesto 2 más, así que tienes 3 objetivos para cumplir en tu jornada. Al final del día consigues el mismo resultado que el supuesto anterior: consigues tu objetivo número 1, pero no has podido avanzar con los otros. A pesar de que el resultado sigue siendo el mismo, te quedas con un mal sabor de boca y la sensación de haber fallado (otra vez).
Así que recuerda: no intentes abarcar demasiado y tendrás más probabilidades de terminar tu día satisfecho y con tu objetivo tachado de tu lista de tareas. Estoy seguro que ya te machacas lo suficiente, y no necesitas una razón más para quejarte de lo que no has conseguido 😉
Porqué hacer una revisión diaria
La revisión diaria es una versión comprimida de la revisión trimestral y semanal.
Las ventajas de la revisión diaria son:
- mantienes el foco en tu objetivo semanal
- tienes una sensación de satisfacción y progreso al final del día
- sabes que estás trabajando hacia un objetivo concreto
- sincronizas tus objetivos diarios, semanales y trimestrales con tus metas a largo plazo para mantener la motivación.
Todos los días, tienes que pasar por el proceso de productividad, que es el siguiente:
Revisión → Reflexión → Planificación → Ejecución
El planificador que utilizo yo está basado sobre el proceso que acabamos de ver, con lo cual lo puedo aplicar de forma sencilla, simplemente rellenando los espacios uno detrás de otro.
Todos tenemos el mismo tiempo, pero no todos sabemos aprovecharlo al máximo. Para conseguir el máximo resultado en el menor tiempo posible hace falta un sistema que te permita gestionar tus proyectos.
El planificador Lucha Creativa es justo eso: un sistema para gestionar de la mejor forma tu tiempo y tu proyecto.
It doesn’t happen in one day. There are no goals. There’s only practice. Practice never makes perfect. Practice makes happy. Practice makes habits.
– James Altucher
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